На виконання пріоритетного напрямку програми міського голови з впровадження диджиталізації міських послуг у міськраді вжили наступних заходів:
1. Департамент інформаційних технологій міської ради спільно з представниками Агентства США з міжнародного розвитку (USAID) «Демократичне врядування у Східній Україні» почали роботу із запровадження онлайн запису до електронної черги через вебпортал електронних послуг. Це надасть змогу одержувачам адміністративних послуг в автоматичному режимі самостійно через особистий кабінет відстежувати рух заяв та отримувати інформацію про результати розгляду онлайн. Встановлення та запуск вебпорталу заплановано партнерами USAID на листопад поточного року.
2. Задля оптимізації процесу надання адміністративних послуг, забезпечення прозорості процесів обслуговування громадян шляхом надання оперативного доступу до повної, достовірної та наочної інформації, департамент адміністративних послуг міської ради спільно з ТОВ «АЙРАС» готується до укладання договору на закупівлю послуг, що стосуються оренди сучасної «Системи автоматизації обслуговування» – комплексу апаратних та програмних засобів терміналів самообслуговування вартістю 1 грн на календарний рік.
Встановлення цього обладнання забезпечить вирішення наступних завдань:
• можливість записувати одержувачів послуг до електронної черги, залишати скарги, відгуки або пропозиції, оцінки якості роботи надавачів послуг;
• оптимізація черговості та прискорення обслуговування одержувачів послуг, скорочення часу очікування, розрахунок орієнтовного часу очікування для кожного одержувача послуг;
• перерозподіл потоку одержувачів послуг з урахуванням доступних ресурсів і завантаження персоналу надавачів послуг;
• забезпечення високого рівня і якості інформаційної підтримки одержувачів послуг, зокрема через чат-боти в месенджерах Viber;
• контроль результатів роботи з одержувачами послуг, сповіщення одержувачів послуг про події, пов’язані з їхнім обслуговуванням;
• забезпечення можливості здійснення операцій з ініціювання переказу коштів та пов’язаних з цим операцій (онлайн сплата адміністративного збору).
Додатково встановлення системи автоматизації обслуговування, дасть можливість формувти статистичні звіти про розподіл одержувачів послуг за пакетами послуг та між персоналом надавачів послуг; загальний та середній час обслуговування одержувачів послуг надавачем послуг; середній час очікування одержувачів послуг у черзі; загальний час перевищення розрахованого часу на надання послуг кожним надавачем послуг, що своєю чергою дозволить оптимізувати роботу персоналу суб’єктів надання адміністративних послуг.
3. Планується придбання та встановлення потужного сервера з комплексною системою захисту інформації (КСЗІ) відповідно до законодавства про захист персональних даних та захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах, для взаємодії між державними електронними інформаційними ресурсами (МВС, Міністерство цифрової трансформації України, Єдиний портал державних послуг Дія тощо) через систему «ТРЕМБІТА». Це, своєю чергою, дасть можливість зняти навантаження з працівників відділу реєстрації місця проживання Департаменту адміністративних послуг у зв’язку з обробкою запитів Державної податкової служби, управління Пенсійного фонду України, правоохоронних органів, судів, служб у справах дітей, соціального захисту населення, нотаріусів, адвокатів вручну (близько 2 500 запитів на тиждень). Для передбачення коштів на закупівлю необхідного продукту будуть внесені відповідні пропозиції до бюджетного запиту на 2022 рік.
